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Recordatorios
Metas comerciales
Tu avance contra las metas del periodo: volumen de facturación (antes de IVA), clientes nuevos facturados y margen promedio.
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Asignar una meta nueva
Forecast de pipeline abierto (en pesos)
Foco del pipeline (hoy): los primeros 3 son todo el pipeline abierto en este momento; "Facturado" es solo lo facturado en el mes en curso.
Actividad comercial
Forecast por asesor
Mismos 4 hitos del "Foco del pipeline" de arriba, desglosados por asesor asignado (Comercial, Licitaciones, etc.) — cantidad y valor en cada uno.
| Asesor | Descubrimiento (20%) | Cotización presentada (40%) | Ganada / confirmada (80%) | Facturado este mes |
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Cartera (Cuentas por Cobrar)
Resumen de solo lectura — la gestión completa (registrar pagos) sigue viviendo en la pestaña Cartera de Administrador.
| Cliente | Factura | Forma de pago | Emisión | Valor | Vence | Pago real | Estado |
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Ingresos por día
Recaudo real por día de pago — solo lectura. "Valor abonado" es lo aplicado a las facturas; "Valor líquido" es lo que de verdad entró a la cuenta; "Retención" es la diferencia.
| Fecha | # Pagos | Valor abonado | Retención descontada | Valor líquido en cuenta |
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Un mismo cliente pasa por 3 momentos que no se mezclan: Contacto (llamada efectiva, aún sin datos confirmados), Prospecto (empresa y contacto confirmados, portafolio compartido, aún sin negocio en curso) y CLIENTES/LEAD's (ya calificados y listos para cotizar, con al menos una Oportunidad en el embudo — las cotizaciones abiertas en sí se siguen desde la pestaña Forecast).
1. Registrar llamada
Toda marcación queda registrada aquí, pero solo una llamada "Efectiva" sigue el flujo.
2. Empresa y contacto
Busca la empresa ÚNICAMENTE para no duplicarla — si ya existe (te pertenezca o no), no se puede crear ni modificar aquí: gestiónala desde la pestaña Prospecto o Lead. Si no aparece, créala.
No se encontró ninguna empresa con ese nombre o NIT — se creará una nueva:
Nombre de la empresa:
Segmento:
Nombre del contacto:
Correo: Cargo:
Notas:
3. Calificar como Lead
Estos son datos básicos de la empresa y del contacto para poder hacerle seguimiento — el valor del negocio y la probabilidad de cierre se definen después, al crear una Oportunidad real (desde la pestaña Prospecto).
Nombre: Cargo:
Correo: Teléfono:
Datos de la empresa
Fuente: Calificación:
NIT: Dirección: Ciudad: Teléfono:
Correo de facturación electrónica (opcional):
Descripción (opcional):
Contactos sin prospecto todavía
Llamadas efectivas que aún no se han convertido en Prospecto — nada se pierde: úsala para retomar y armar una campaña de reactivación. En cuanto un contacto se convierte en Lead, desaparece de esta lista (ya está en la pestaña Prospecto). El semáforo marca días sin una llamada de seguimiento efectiva (verde ≤20 · ámbar 21-30 · rojo 31+) — "Registrar gestión" lo reinicia sin tener que calificarlo todavía.
| # | Empresa | Contacto | Segmento | Asesor | Antigüedad | Seguimiento | Estado |
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Prospectos (datos confirmados, todavía sin oportunidad)
Empresa, NIT y contacto ya confirmados — se les compartió portafolio, pero aún no hay un negocio concreto en curso. Aquí se edita la empresa, se agregan más contactos y se crea la primera Oportunidad. El semáforo marca días sin gestión (verde ≤10 · ámbar 11-19 · rojo 20+) — cualquier edición lo reinicia, o usa "Registrar gestión" para un toque sin cambiar datos.
| # | Empresa | NIT | Sector | Contacto | Asesor | Seguimiento |
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CLIENTES/LEAD's — calificados, listos para cotizar
Ya tienen al menos una Oportunidad. Una misma empresa puede tener varias oportunidades, simultáneas o a lo largo del tiempo — usa "Crear Oportunidad" cada vez que haya un negocio real nuevo (nunca crea un Lead duplicado: la empresa sigue apareciendo en una sola fila aquí). El seguimiento día a día de cada cotización abierta se hace desde Forecast. Mismo semáforo que Prospecto (verde ≤10 · ámbar 11-19 · rojo 20+).
| # | Empresa | NIT | Sector | Contacto | Asesor | Oport. abiertas | Seguimiento |
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Nueva oportunidad de Licitación (sin llamada)
Para procesos de contratación pública: la Oportunidad nace del NIT de la entidad, no de una llamada. Si el NIT ya existe, se reutiliza esa entidad tal cual (no se le cambian datos desde aquí); si no existe, se crea con los datos que indiques. Una misma entidad puede tener varios procesos simultáneos — repite este formulario con el mismo NIT para el siguiente proceso.
No existe ninguna entidad con ese NIT — se creará una nueva:
Nombre de la entidad:
Sector:
Dirección: Ciudad:
Contacto en la entidad (siempre se crea uno nuevo — un mismo proceso puede tener un contacto distinto al de otro proceso de la misma entidad)
Nombre: Cargo:
Correo: Teléfono:
Datos del proceso de contratación
Modalidad: Número de proceso:
Objeto del proceso:
Presupuesto oficial (COP): Valor a ofertar (COP):
Requisitos habilitantes:
Riesgos / observaciones:
Cronograma (siembra alertas de "Seguimiento" en Forecast automáticamente — solo para las fechas que llenes)
Publicación del proceso: Cierre de observaciones:
Cierre de ofertas: Adjudicación estimada:
Notas de cronograma:
Oportunidad
Valor estimado a facturar (COP): Probabilidad de cierre (%): Fecha de cierre esperada:
Descripción (opcional):
Asesor asignado:
Carga masiva de Licitaciones
Sube el Excel Polo-CRM-Carga-Masiva-Licitaciones.xlsx (hoja "Licitaciones") con varios procesos a la vez — a diferencia de la Carga masiva de Prospectos/Leads, aquí un mismo NIT SÍ se puede repetir en varias filas (la misma entidad con varios procesos simultáneos). Primero "Validar archivo" — no escribe nada; cuando el reporte quede sin errores, "Confirmar carga" queda disponible.
Cargar JSON de análisis (individual)
Para cuando ya tienes el archivo .json que entrega el análisis del proceso (proyecto de Licitaciones) — se crea la oportunidad de licitación con los datos de ese archivo, sin volver a digitarlos. Falta indicar el contacto en la entidad (ese JSON no lo trae) y, si el JSON no trae presupuesto oficial, el valor estimado a facturar.
Contacto en la entidad (obligatorio — el JSON del análisis no lo trae)
Nombre: Cargo:
Correo: Teléfono:
Valor estimado a facturar (COP) — solo si el JSON no trae presupuesto oficial:
Probabilidad de cierre (%): Fecha de cierre esperada — solo si el cronograma del JSON no trae adjudicación/cierre de ofertas:
Asesor asignado:
Empresas sin Lead — datos huérfanos
Estas organizaciones ya existen en la base de datos, por eso el asistente de "Contacto" las bloquea como duplicado, pero nunca tuvieron un Lead — así que no aparecen en Contacto, Prospecto ni CLIENTES/LEAD's. Usa "Crear Lead" para destrabar una y que vuelva a ser gestionable normalmente desde Prospecto/Lead.
| # | Empresa | NIT | Tipo | Sector | Contacto(s) | Creada el |
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Crear Oportunidad —
Valor estimado (COP): Probabilidad de cierre (%): Fecha de cierre esperada:
Descripción (opcional, distingue esta Oportunidad de otras de la misma empresa):
Oportunidad creada
Valor estimado (COP): Probabilidad de cierre (%): Fecha de cierre esperada:
Descripción (opcional):
El cotizador (a partir del costo, con agrupación de líneas y margen calculado) se maneja desde la pestaña Forecast — ahí puedes armar la cotización línea por línea, ver el margen resultante y generar el PDF cuando esté lista.
Forecast — cotizaciones abiertas para seguimiento
Cada fila es una Oportunidad real (una misma empresa puede tener varias, ver la descripción para distinguirlas). El semáforo de Seguimiento marca días sin gestión (verde ≤10 · ámbar 11-19 · rojo 20+) — "Registrar gestión" lo reinicia, o agrega una nota/alerta desde "Seguimiento". % Avance es un resumen ejecutivo del hito comercial/financiero (20% Descubrimiento, 40% Cotización presentada, 80% Ganada a espera de Orden de Compra, 100% Facturada) — distinto de "Etapa", que sigue el detalle del embudo.
| Organización | Contacto | N° Oportunidad | Etapa | Creada | % Avance | Asesor | Valor estimado | Margen | Seguimiento | Estado | Acciones |
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Nuevo proveedor
Categoría: Condiciones de pago:
Proveedores
Cada proveedor puede tener varios contactos propios (ej. "Gerente de producto Lenovo: Juanita Gómez") — útil como consulta rápida al armar los costos de una cotización. El buscador filtra por nombre del proveedor, NIT, o nombre/cargo de CUALQUIERA de sus contactos — por ejemplo, escribir "Microsoft" muestra todos los mayoristas que tengan un contacto con ese cargo, no solo un proveedor que se llame así.
| Nombre | NIT | Contacto | Teléfono | Categoría | Condiciones de pago |
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Compras — Oportunidades Ganadas
Una fila por Oportunidad Ganada que necesita (o ya tiene) Órdenes de Compra. "Generar sugerencia" agrupa por proveedor las líneas de costo de la cotización ganadora que todavía no están en ninguna orden vigente. Mientras la oportunidad siga "Pendiente de Compras" se puede devolver al comercial (ej. producto agotado, hay que ajustar la cotización) — eso cancela las órdenes sin liquidar y reabre la cotización.
| Organización | N° Oportunidad | Valor estimado | Estado (Post-venta) | Órdenes de Compra |
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Reporte de compras por proveedor
Solo cuenta Órdenes de Compra ya liquidadas (costo real confirmado con el proveedor) — las que siguen en negociación no son compras reales todavía. Valores siempre antes de IVA (este módulo nunca ha manejado IVA en costos de compra) y en pesos, a la TRM de cada liquidación.
| Proveedor | Periodo | N° Órdenes | Total (COP, antes de IVA) |
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Informes
Carga masiva de Prospectos y Leads
Sube el Excel Polo-CRM-Carga-Masiva-Leads-Prospectos.xlsx ya lleno con datos reales (hojas "Prospectos" y "Leads"). Primero "Validar archivo" — no escribe nada, solo revisa cada fila contra lo que hay hoy en producción (sectores, etapas del embudo, asesores, NIT repetidos) y te muestra un reporte. Cuando el reporte quede sin errores, "Confirmar carga" queda disponible para crear de verdad las Empresas/Contactos/Leads/Oportunidades.
Cuentas de pago
Catálogo de cuentas propias a las que puede entrar un pago (ej. "Bancolombia Ahorros...", "Caja / Efectivo") — se usa al registrar un pago más abajo. Desactivar una cuenta no borra el historial de pagos ya hechos con ella.
Pago múltiple (una transferencia, varias facturas)
Para cuando un cliente paga de una sola vez el saldo de varias facturas suyas. Elige el cliente, marca las facturas que cubre esta transferencia e indica cuánto va a cada una.
Pendientes de facturar
Oportunidades Ganadas ya entregadas (orden de facturación lista) a las que les falta registrar la factura. Al registrarla, pasan solas a la Cartera de abajo.
Cartera — Cuentas por Cobrar
Una fila por factura registrada. El semáforo marca el vencimiento de la fecha de pago pactada (verde: faltan más de 5 días · ámbar: vence en 5 días o lleva hasta 5 días de mora · rojo: más de 5 días de mora) — una factura "pagada" ya no tiene semáforo, y una con abono parcial se marca "Parcial" pero sigue vigilando el saldo restante. Se agrupa por vencimiento (con subtotal por grupo y total general al final) o, si prefieres, por cliente.
| Empresa | Factura | Forma de pago | Emisión | Valor (incluye IVA) | Pago pactado | Pago real | Estado |
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Ingresos por día
Recaudo real por día de pago. "Valor abonado" es lo aplicado a las facturas; "Valor líquido" es lo que de verdad entró a la cuenta (después de descontar retención, cuando se indicó); "Retención" es la diferencia. Solo pagos vigentes — un pago reversado no cuenta.
| Fecha | # Pagos | Valor abonado | Retención descontada | Valor líquido en cuenta |
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¿Cómo vamos de caja? (liquidez proyectada)
Saldo en bancos de hoy, más lo que se espera cobrar de cartera según la fecha de pago pactada, menos lo que se debe a proveedores y los gastos fijos del período. Supone que los clientes pagan en la fecha pactada.
| Horizonte | Saldo hoy | + Cobros esperados | − Proveedores | − Gastos fijos | = Saldo proyectado |
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Últimos 6 meses
Izquierda: lo que de verdad se movió en las cuentas (caja). Derecha: lo facturado (antes de IVA), el margen que dejó y la utilidad operativa después de los gastos (sin IVA).
| Mes | Recaudo neto | Pago proveedores | Gastos pagados | Flujo neto | Facturado s/IVA | Margen | Gastos s/IVA | Utilidad operativa |
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Gastos del mes
| Fecha | Descripción | Categoría | Tipo | Valor | IVA descontable | Cuenta |
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Registrar un gasto
Pon el valor total que salió de la cuenta (con IVA, si lo tiene) y, aparte, cuánto de ese valor es IVA descontable (el que aparece en la factura del proveedor). Si el gasto no tiene IVA, déjalo en 0.
Gastos fijos que se repiten solos
Nómina, arriendo, contador, internet… Se crean automáticamente cada mes (en el día que indiques) y bajan del saldo de la cuenta. Si cambia el valor, edítalo aquí: aplica a los meses que todavía no se han creado; los ya creados no se tocan (si hace falta, anúlalos en la tabla de arriba).
| Descripción | Categoría | Valor | IVA | Día | Cuenta | Desde | Estado |
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Categorías de gasto
"Fijo" entra al cálculo del punto de equilibrio como costo que hay que cubrir cada mes; "variable" se descuenta del margen de cada venta.
Registrar factura de compra
Sube el XML de la factura (o el .zip completo que llega en el correo del proveedor; el archivo «ACK» es solo el acuse de la DIAN y no sirve) y revisa los datos. El IVA real de la factura reemplaza al IVA estimado en la proyección de IVA.
Facturas de compra registradas
| Emisión | Proveedor | N° | Subtotal | IVA | Total | Destino | Saldo |
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Subir el listado de la DIAN
Descarga del portal de la DIAN el Excel de documentos recibidos y emitidos (puede traer ambos, y fechas que ya subiste: no se duplica nada). Las facturas y notas crédito recibidas se registran solas como facturas de compra; las emitidas crean solas la factura en Cartera, cruzándola por NIT y valor con la oportunidad ganada (si hay duda queda en «Emitidas por vincular»).
Emitidas por vincular
Facturas que emitiste según la DIAN y que no se pudieron cruzar solas con una oportunidad ganada. Elige la oportunidad, o crea una nueva si fue una venta sin cotización, o descártala con un motivo. Los cobros se siguen registrando a mano en Cartera.
Notas crédito emitidas por aplicar
Facturas recibidas por clasificar
Llegaron en el listado y no se pudieron ubicar solas. Clasifica una como gasto y marca «recordar» para que las demás de ese proveedor (hoy y las próximas) se clasifiquen solas; o ligala a la orden de compra que corresponda.
| Emisión | Proveedor | N° | IVA | Total | Clasificar |
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Control de ventas emitidas (DIAN vs. cartera)
Compara lo que facturaste según la DIAN con las facturas de la cartera. Solo informa: no cambia la cartera.
Cuentas por pagar a proveedores
Una fila por orden de compra confirmada o recibida (con su costo real, más IVA donde aplica). Registra aquí cada pago o abono: baja el saldo de la cuenta de la que salió y la deuda con el proveedor.
| Proveedor | Orden | Subtotal | IVA | Total | Pagado | Saldo |
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Subir el movimiento del banco
Descarga del portal del banco el movimiento de la semana (o del período) en Excel o CSV. El sistema reconoce las columnas, no duplica lo que ya cargaste y cruza solo lo que tiene un único candidato claro. Lo demás queda como partida por justificar.
Extractos cargados
| Cuenta | Período | Archivo | Movimientos | Pendientes |
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Proyección de IVA
Saldos por cuenta
Las cuentas son las mismas de Cartera. Saldo = saldo inicial + lo recaudado (neto de retenciones) − pagos a proveedores − gastos ± traslados entre cuentas ± ajustes de conciliación + rendimientos (saldos diarios digitados de la fiducia). Solo cuentan movimientos desde la fecha del saldo inicial.
| Cuenta | Tipo | Saldo inicial | Desde | + Recaudo | − Proveedores | − Gastos | ± Traslados | ± Ajustes | + Rendimientos | Saldo |
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Fijar saldo inicial
El saldo que tenía la cuenta al comenzar el día que indiques (según tu extracto). A partir de esa fecha el sistema suma y resta los movimientos.
Conciliar con el extracto
Escribe el saldo real que muestra el banco hoy. Si no coincide con el calculado, el sistema registra la diferencia como un ajuste y deja el saldo igual al real (queda el historial).
Saldo diario y rendimientos (fiducia)
La fiducia gana rendimientos todos los días aunque no la muevas y el banco no los reporta como movimientos. Digita aquí el saldo que ves al cierre de cada día (o al menos el último día de cada mes) y el sistema calcula el rendimiento = saldo − saldo anterior − aportes + retiros: lo que aportaste o retiraste (traslados entre cuentas) no se cuenta como utilidad. La cuenta necesita su saldo inicial con fecha (arriba).
Cargar varios días de una vez (pegar desde Excel)
Una línea por día: fecha y saldo separados por punto y coma, tabulador o espacio. Ej.: 2026-10-01;100010000 o 01/10/2026 100.010.000. Si un día ya tenía saldo, se reemplaza.
Rendimiento por mes
| Mes | Saldo al inicio | ± Aportes/retiros | Rendimiento | % del mes | E.A. aprox. | Saldo al cierre | Último saldo digitado |
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Saldos digitados
| Fecha | Saldo | Saldo anterior | ± Aportes/retiros | Rendimiento | Días | % del tramo | Nota |
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Crear otra cuenta
Agrega aquí tus demás cuentas: otras cuentas bancarias, la fiducia o la caja menor. La fiducia se muestra aparte y no cuenta como plata disponible ni en la proyección de liquidez. Entre cuentas se mueve plata con una transferencia (desde la conciliación bancaria).
Terceros
Personas o empresas con las que tienes movimientos de plata. Se pueden asociar a facturas de compra y a cada movimiento del banco (no es obligatorio). Los proveedores del CRM se vinculan solos por NIT.
| NIT | Nombre | Tipo | Notas |
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Nuevo tercero
Nueva campaña de correo
Se enviará "De:" — — así el cliente responde directo a su asesor, no a una casilla genérica.
El destinatario es UN correo por empresa (el contacto de su Lead/Oportunidad más reciente relevante al filtro) — nunca se le manda más de un correo de la misma campaña a la misma empresa. Los criterios de abajo se combinan entre sí (todos los que llenes aplican a la vez).
| Empresa | Contacto | Correo |
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Campañas
Crear una campaña NO envía nada todavía — queda en "borrador" hasta que le des a "Enviar". Una vez enviada, el detalle muestra a quién le llegó y a quién no.
| Asunto | Creada por | Estado | Destinatarios | Enviados | Fallidos | Fecha |
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Detalle de campaña
| Empresa | Correo | Estado | Detalle |
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